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Der laut DSGVO nötige AV – Auftragsverarbeitungsvertrag wir bei dem Centra.Link im Regelfall zwischen dem Partner (Auftraggeber/Verantwortlicher) und dem Centra.Link GmbH (Auftragnehmer/Auftragsverarbeiter) im Rahmen der Autorisierung geschlossen. Bei direkten Endkunden Verträgen (bspw. bei Carrier-Leistungen) wird der AVV, im Rahmen der Auftragsannahme durch den Endkunden (Auftraggeber/Verantwortlicher) zugestimmt.
Nachfolgend sind die entsprechenden Inhalte aufgeführt. Sondervereinbarungen oder ein AV der über den Partner/Endkunden zur Verfügung gestellt wird, kann ergänzend oder ablösend geschossen werden.
Bei Bedarf kann, wie oben erwähnt, ein individueller Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV) geschlossen werden.
Ein Mustervertrag kann über die bekannten Servicekanäle angefordert werden.
Centra.Link GmbH, Hennef (Sieg)
(1) Gegenstand
Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus der Autorisierung als Centra.Link Partner und / oder aus Centra.Link Kunden/Endkunden Aufträgen/Verträgen.
Es wird ausdrücklich auf die Leistungsvereinbarungen der Produkte sowie Dienste des Centra.Link, welche in direktem Zusammenhang mit der lt. Autorisierung gewählten Partnerstufe stehen, verwiesen. Zentraler Gegenstand des Auftrages sind folgende Produkte/Leistungen: Housing, Hosting, IaaS/PaaS/SaaS (Infrastructure/Platform/Software as a Service), Backup, Consulting und die Erbringung von Carrier-Leistungen.
(2) Dauer
Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Partnerschaft mit dem Centra.Link und den Leistungsvereinbarungen der Produkte und Dienste des Centra.Link.
(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten
Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber ergeben sich aus den Leistungsvereinbarungen der über das Centra.Link bezogenen Produkte und Dienste.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.
Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Das angemessene Schutzniveau in Deutschland
– ist festgestellt durch einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO);
– wird hergestellt durch verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 46 Abs. 2 lit. b i.V.m. 47 DS-GVO);
– wird hergestellt durch Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 litt. c und d DS-GVO);
– wird hergestellt durch genehmigte Verhaltensregeln (Art 46 Abs. 2 lit. e i.V.m. 40 DS-GVO);
– wird hergestellt durch einen genehmigten Zertifizierungsmechanismus (Art. 46 Abs. 2 lit. f i.V.m. 42 DS-GVO).
(2) Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer mit der Erbringung von Leistungen beauftragt.
Gegenstand der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung sind Daten, die nachfolgenden Datenarten/-kategorien angehören sowie Daten, die im Rahmen der Leistungserbringung und zum Zwecke der Vertragserfüllung genutzt werden müssen. Zusätzlich sind Daten eingeschlossen, die sich aus den Leistungsvereinbarungen der geschlossenen Aufträge und Verträge ergeben.
– Personenstammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum etc.)
– Kommunikationsdaten (wie z. B. Telefon, E-Mail)
– Vertragsstammdaten (Vertragsverhältnis, Produktinteresse oder Vertragsinteresse)
– Kundenhistorie
– Vertragliche Abrechnungs- und Zahlungsdaten
– Planungs- und Steuerungsdaten
– Infrastrukturdaten (z.B. IP-Adressen)
– Gespeicherte Daten bei Wartungsarbeiten
– Im Gefahrenfall Zugriffe
– Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)
Im Rahmen der nachfolgenden Produktkategorien werden Daten wie folgt genutzt:
Cloud Solutions (z.B. über das Centra.Link verwaltete Dienste | Full-Managed):
– Sicherstellen der Funktion der Infrastruktur/Dienste/Leistungen
– Im Rahmen von Wartungsarbeiten
– Speichern der Benutzerdaten
Cloud Services (z.B. von Partnern verwaltete SaaS/PaaS Angebote | Self-Managed):
– Sicherstellen der Funktion der Infrastruktur/Dienste/Leistungen
– Im Rahmen von Wartungsarbeiten
– Speichern der Benutzerdaten
Infrastructure Services (z.B. Housing, Hosting, IaaS Angebote | Self-Managed):
– Sicherstellen der Funktion der Infrastruktur/Dienste/Leistungen
– Im Rahmen von Wartungsarbeiten
– Speichern der Benutzerdaten
Backup und Monitoring Angebote/Leistungen:
– Sicherstellen der Funktion der Infrastruktur/Dienste/Leistungen
– Im Rahmen von Wartungsarbeiten
– Speichern der Benutzerdaten
Carrier Leistungen (z.B. Telefonanschlüsse, Vernetzungen, Internetanschlüsse)
– Sicherstellen der Funktion der Infrastruktur/Dienste/Leistungen
– Im Rahmen von Wartungsarbeiten
– Speichern der Benutzerdaten
(3) Kategorien betroffener Personen:
Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen jeweils den Auftraggeber sowie den Auftragnehmer:
– Kunden
– Interessenten
– Abonnenten
– Beschäftigte
– Lieferanten
– Handelsvertreter
– Ansprechpartner
– Freelancer
(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.
(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 1].
(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
Der Auftragnehmer hält zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags die gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO ein; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
(1) Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird Jonas Schlichtenbrede (Centra.Link GmbH, Meysstr. 22-24, 53773 Hennef, +49 (2242) 9487-000, [email protected]) benannt.
(2) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO: Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
(3) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO [Einzelheiten in Anlage 1].
(4) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
(5) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
(6) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
(7) Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
(8) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der auftragsgemäßen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers, das Datengeheimnis zu wahren.
(2) Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Der Auftragnehmer sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und sie auf das Datengeheimnis schriftlich verpflichtet. Der Auftragnehmer überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
(3) Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen.
(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Neue Subunternehmer werden 14 Tage vor Beginn der Arbeitsaufnahme auf der Webseite veröffentlicht. Der Auftragnehmer führt vorher eine Auftragskontrolle nach Art. 28 Abs.2-4 DS-GVO durch.
Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel der bestehenden Unterauftragnehmer sind zulässig, soweit:
– der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
– der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
– eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.
(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.
(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.
(5) Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragsverarbeiter, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.
(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
– die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;
– die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO;
– aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
– eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).
(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.
(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
(1) Der Auftraggeber hat das Recht, Weisungen gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich zu bestäigen.
Weisungsstellen bei Auftragnehmer sind:
E-Mail: [email protected]
In Ausnahmefällen Telefon: +49 (2242) 9487-000
Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung des Ansprechpartners ist dem Vertragspartner unverzüglich schriftlich der Nachfolger bzw. der Vertreter mitzuteilen. Falls Weisungen die unter Nr. 2 dieses Vertrages getroffenen Festlegungen ändern, aufheben oder ergänzen, sind diese nur zulässig, wenn eine entsprechende neue Festlegung erfolgt. Diese Weisung muss schriftlich erfolgen, bspw. über ein Ticket.
(2) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt oder er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.
(3) Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragnehmers vertraulich zu behandeln.
11. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.
(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter, etwa durch Pfändung oder Beschlagnahmung oder durch sonstige Ereignisse gefährdet sein, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu verständigen. Der Auftragnehmer weist die Dritten darauf hin, dass die Verantwortlichkeit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber liegen.
(2) Für Änderungen, Ergänzungen und Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.
(3) Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i.S.v. § 273 BGB wird hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.
Sollte eine oder mehrere Klauseln aus diesem Vertrag unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.